Bien que chaque entreprise multinationale soit unique, la plupart d’entre elles sont confrontées à des défis semblables en termes de gestion de leurs programmes globaux d’avantages et de récompenses. La solution réside alors dans l'adoption d'une approche certes mondiale, mais aussi locale.
Aujourd'hui, le seul moyen dont disposent les entreprises pour gérer les avantages sociaux des employés à l'échelle mondiale consiste à mettre en œuvre une plateforme globale d’avantages et de récompenses. Seule une telle plateforme permet de parvenir à une certaine cohérence, de réduire les contraintes administratives grâce à des processus rationalisés, de favoriser l’accessibilité pour les employés, et d’augmenter la participation aux prestations par le biais d’une souscription numérique.
Mais comment choisir une plateforme de prestations qui soit exploitable sur toute la planète ?
1. Tout repose sur l’expérience
Si vous recrutez pour un poste impliquant l’usage d’un véhicule, il va sans dire que vous n’imagineriez pas embaucher quelqu’un qui ne possède pas le permis. La même logique prévaut pour la prestation d’avantages à l’échelle mondiale.
Qu’il s’agisse d’une allocation de lait au Botswana, de laissez-passer pour des salons de classe affaires dans les aéroports russes, du remboursement de frais de scolarité dans toute l’Amérique du Sud, ou encore de régimes sociaux flexibles en Allemagne, vous devez opter pour un prestataire qui possède une connaissance et une expérience approfondies de l’administration de programmes d’avantages complexes à l’échelle mondiale.
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2. Pensez au niveau local, agissez au niveau mondial
Lorsqu’une entreprise internationale décide de proposer des avantages spécifiques à l’ensemble de ses employés en dépassant les frontières, sa stratégie doit, pour réussir, reposer sur des prestations localisées dans chaque pays, en faisant appel à des fournisseurs locaux. Faut-il craindre qu’il en découle un véritable cauchemar administratif ? En tout cas, pas si vous optez pour la plateforme d’avantages adéquate.
Lors du choix d’un fournisseur mondial, l’idée fondamentale est que, même en passant par des fournisseurs locaux, l’ensemble de l’administration, y compris les taxes et les règlements, se gère à partir d’une plateforme unique située par exemple au siège social.
Pour reprendre un exemple tiré d'un précédent article consacré à la gestion d'une stratégie de bien-être mondiale et personnalisée, il peut être utile de réfléchir à ce qui suit :
Supposons que votre organisation prenne la décision de proposer au niveau mondial des prestations de bien-être à chaque employé, quel que soit le pays dans lequel vous exercez votre activité. Dans ce cas, les prestations de chaque nation sont localisées en fonction du marché local et leur mise en œuvre est assurée par des fournisseurs et des sous-traitants nationaux.
3. Rendez les prestations accessibles et numérisez les souscriptions
Si la plupart des entreprises comprennent l'importance qu’il y a à proposer des avantages aux employés, elles sont souvent confrontées à la faiblesse du taux d’adhésion. Dans la plupart des cas, ce problème ne réside pas tant dans le manque d’attractivité des prestations que dans les restrictions d'accès et le caractère alambiqué des procédures de souscription.
Aujourd'hui, notre smartphone nous sert absolument à tout, que ce soit pour échanger des e-mails, mettre à jour nos publications sur les réseaux sociaux, prendre des photos, écouter de la musique en streaming ou commander des repas. L’intérêt, pour les grandes entreprises actuelles, est donc d'adopter une mentalité favorable à la mobilité. En clair, si vous souhaitez accroître la participation aux prestations, vous avez tout intérêt à rendre celles-ci aussi accessibles sur mobile que possible. Quelle meilleure façon de donner aux employés l'accès à leurs avantages, sinon en les contactant via l'appareil qu’ils portent toujours sur eux ?
En choisissant un fournisseur d'avantages mondial doté de sa propre application, les employés peuvent, partout et à tout moment, accéder en toute facilité à l’ensemble des informations relatives aux prestations et y souscrire numériquement dans la paume de leur main. De même, pour les ouvriers qui ne disposent souvent d’aucun accès à un ordinateur ou à l’intranet, l’inscription numérique aux avantages sociaux via une application réservée aux employés est une nécessité impérieuse.
Ne manquez pas notre exposé des trois raisons pour lesquelles votre entreprise a besoin d'une application pour les employés.
4. Une intégration sans faille
Un autre critère à prendre en compte lors du choix d'un prestataire de services à l'échelle mondiale est la garantie que sa plateforme s’intègre en toute transparence à vos systèmes et applications existants.
Veillez à ce que votre nouvelle plateforme mondiale de prestations et récompenses permette la configuration d'API, de telle sorte que vos systèmes existants (processus de paye, etc.) soient intégrables, et que plusieurs applications puissent « dialoguer » entre elles en étant gérées depuis une source unique.
Dans tous les cas, le processus d'intégration des systèmes doit conduire à une automatisation renforcée et à une réduction des tâches administratives, sans générer de travail supplémentaire.
5. Une vision d’ensemble mondiale
Dans une perspective mêlant mondialité et localité, les professionnels des ressources humaines et les administrateurs de plateforme doivent choisir un prestataire d'avantages qui offre une vue d'ensemble unifiée du personnel de l’organisation, et qui leur permette de gérer leurs avantages à l’échelle mondiale en un point unique.
Pour les entreprises mondiales, il est essentiel de pouvoir visualiser de façon centralisée les performances des prestations d’un pays à l’autre. De même, il est tout aussi vital de voir apparaître les coûts et dépenses des prestations et des pensions à l’échelle du monde entier, en prenant en compte les prix et tarifs des fournisseurs.
Un tableau de bord mondial permet au service RH de procéder à des comparatifs stratégiques et de générer des analyses et des rapports personnalisés. Le but est d’orienter les décisions relatives aux avantages et aux stratégies de récompense des employés sur la base de données réelles, plutôt que sur des estimations.
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