En suivant les directives gouvernementales concernant cet épisode de pandémie du Covid_19, de nombreuses entreprises ont décidé de permettre à leurs collaborateurs de faire du télétravail.
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De nombreux employés sont habitués à travailler de cette manière, mais c’est une première expérience pour beaucoup d’autres. Si vous avez permis à vos collaborateurs de travailler depuis chez eux, comment faites-vous pour maintenir une communication efficace et un esprit d’équipe ?
Voici 5 conseils sur les manières dont vous pouvez communiquer à distance avec votre main d’œuvre, pour créer une unité et maintenir votre productivité.
1. Les bons outils
Avant tout, assurez-vous que vos collaborateurs aient les bons outils à disposition : leur ordinateur de travail, leur téléphone, peut-être un écran supplémentaire mais aussi un accès simplifié aux documents de l’entreprise. Faites un inventaire de ce que votre équipe possède et de tout ce dont elle a besoin pour travailler de chez elle.
2. Mettez en place des canaux de chat
Si cela n’est pas déjà fait, mettez en place des canaux de chat digitaux comme Skype, Microsoft Teams ou encore Slack. Les chats permettent une collaboration étroite, où les employés peuvent échanger en temps réel. De plus, nombre de ces canaux de communication sont proposés gratuitement.
3. Lancez la journée en équipe
Si possible, commencez chaque matin par faire une réunion d’équipe en vidéo durant laquelle chacun partagera ce sur quoi il travaille : cela aidera à maintenir l’esprit d’équipe. Si vous êtes nombreux dans votre équipe, vous pourriez créer de plus petits groupes qui serviront à se motiver les uns les autres.
Cette connexion matinale avec les équipes permet à chacun, en plus de rester motiver, de discuter des challenges en cours. Une fois de plus, cela paraitra naturel pour certains mais pas pour d’autres : il est donc important de mettre en place une communication simple et structurée.
4. Organisez des bilans hebdomadaires
Mettez en place un bilan hebdomadaire avec les équipes au complet et chacun des collaborateurs, individuellement, afin de suivre l’avancée de tous. Qu’ont-ils de prévu pour la journée et pour le reste de la semaine ? Qu’est ce qui s’est bien passé et où y a-t-il besoin d’aide ? N’hésitez pas à demander un retour de vos équipes sur le support que vous pouvez leur apporter.
5. Choisissez les canaux les plus pertinents
Comme nous l’avons partagé dans notre eBook « Le Pouvoir de la Communication », une communication efficace augmente la productivité de 25%, et rend les employés plus engagés dans leur travail et plus connectés à leurs collègues. Grâce à une communication efficace, nous voulons atteindre les employés là où ils se trouvent et créer un ciblage personnalisé et pertinent. En tant qu’employeur, il est indispensable de différencier les générations. Les Babyboomers, par exemple, préfèrent les mails, tandis que la Génération Z préfère passer par les applications de chat et les réseaux sociaux.
L’utilisation d’une application collaborateur pour que votre communication atteigne l’ensemble des vos employés est elle aussi une solution simple à mettre en place et efficace. Elle vous permet de vous connecter à votre main d’œuvre en temps réel, grâce par exemple, aux notifications push.
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