En offrant à vos nouvelles recrues une expérience d'introduction positive, vous maintenez un niveau d'attrait et d'enthousiasme élevé, depuis la signature de leur contrat de travail jusqu'à leur premier jour tant attendu dans l'entreprise. Un processus d'introduction correctement réfléchi aide non seulement les nouveaux employés à entrer plus rapidement dans leurs nouvelles fonctions, mais il donne également aux employeurs une formidable opportunité de renforcer leur image de marque.
Avec les bons outils, le processus d'introduction devient facile. Aujourd'hui, de plus en plus de processus RH sont digitalisés. Les avantages sont indéniables : une administration réduite, une assurance qualité améliorée, et une expérience plus fluide et plus cohérente pour le service RH comme pour les employés.
Dans cet article, Malin Artvin, spécialiste et partenaire RH chez AFA Insurance, explique comment, avec ses collègues, elle exploite la plateforme technologique de Benify pour digitaliser le processus d'intégration des employés dans la société.
Malin, quand avez-vous commencé à utiliser le processus d'introduction chez AFA Insurance ?
Nous avons travaillé pour la première fois sur ce projet en interne en 2019 et sommes devenus opérationnels en janvier 2020.
Qu'espériez-vous en faisant appel à un processus d'introduction digital ?
Le but de la digitalisation de notre processus d'introduction était de faciliter la tâche de nos nouveaux employés afin de débuter leur intégration avant leur arrivée. Nous voulions également susciter l'enthousiasme et créer un sentiment de fierté chez les employés avant leur premier jour.
Sur le marché de l'emploi actuel, qui est axé sur les candidats, il peut arriver qu'un employé soit sur le point de signer un contrat, mais reçoive soudainement une offre venue d'un autre employeur. En communiquant avec les employés avant leur premier jour de travail, nous espérons leur donner l'image d'un employeur attrayant, de manière à prolonger leur sentiment d'avoir pris la bonne décision en nous rejoignant.
Pourriez-vous décrire brièvement votre processus d'introduction ?
Dès qu'un nouvel employé a signé son contrat de travail, il reçoit un e-mail et est invité à se connecter à la plateforme pour commencer le processus d'introduction. Il peut alors consulter une vidéo de bienvenue, découvrir certains de nos avantages, commander des articles spécifiques, prendre connaissance de nos valeurs, et bien d'autres choses encore.
Trois semaines avant son entrée en fonction, chaque nouvel employé reçoit un e-mail lui indiquant qu'il peut commander sa carte de restaurant d'entreprise. Une semaine avant de commencer, il peut visionner un film montrant ce qui se passera lors de sa première journée.
Quels avantages y a-t-il à proposer une introduction digitale ?
Outre la possibilité pour les nouveaux employés de commencer leur introduction plus tôt et de renforcer notre image de marque d'employeur, cela facilite également les choses en termes d'administration. Auparavant, nous adressions des documents papier aux nouveaux employés et le service RH consacrait beaucoup de temps à des tâches que nous pouvons désormais digitaliser grâce à la plateforme Benify.
Quelle a été la réponse jusqu'à présent ?
Nous avons reçu une réponse très positive de la part de nos nouveaux employés. Ils trouvent que ce système est professionnel, informatif et moderne, et qu'il contribue à susciter un sentiment de fierté.
Pourquoi et comment gérez-vous vos processus d'introduction avec la plateforme de Benify ?
Lorsque nous avons pris la décision de digitaliser notre processus d'introduction, nous ne voulions pas créer notre propre solution ni acquérir de nouveau système ; nous voulions simplement nous appuyer sur l'un de nos systèmes existants. Nous gérions déjà les avantages de nos employés avec la plateforme de Benify. Lorsque notre responsable clientèle nous a parlé de la possibilité d'inclure la procédure d'introduction, cela nous a donc semblé une évolution naturelle. Les nouveaux employés trouvent également formidable de pouvoir se connecter et accéder à leur plateforme personnelle, puisqu'ils seront amenés à l'utiliser fréquemment une fois arrivés chez nous.
De quelle manière avez-vous conçu votre processus d'introduction ?
La plateforme contient déjà des modèles et des sections qu'il nous suffit de remplir avec nos propres contenus, comme des textes, des images et des vidéos. Nous possédions déjà pas mal de supports, mais nous avons enregistré deux nouvelles vidéos : une de bienvenue et une autre qui montre ce qu’il se passe lors de la première journée d'un employé.
Nous avons également décidé de mettre en avant les valeurs et l'histoire de notre entreprise, fournir des informations sur nos conventions collectives, les retraites et l'association des employés, et offrir la possibilité de souscrire à divers avantages directement via la plateforme.
Avez-vous des conseils à donner aux autres employeurs qui envisagent d'adopter un processus d'introduction digital ?
Faites-le sans hésiter ! Commencez à digitaliser votre processus d'introduction dès que possible. Je suis convaincue qu'à terme, le processus d'introduction digital deviendra la norme. C'est aussi une excellente occasion pour les employeurs de sortir du lot, et cela ne nécessite pas de grand projet compliqué.
Si vous utilisez déjà une plateforme Benify, adressez-vous à votre responsable clientèle pour voir quelles sont les possibilités offertes. Commencez ensuite par les documents que vous devez déjà renseigner dans les modèles, tels que les vidéos, images et documents concernant sur les valeurs de votre entreprise. Vous pourrez toujours ajouter d'autres supports plus tard.
Quels conseils donneriez-vous pour réaliser une bonne vidéo d'introduction ?
Si vous ne disposez pas du budget nécessaire pour réaliser une production vidéo professionnelle, faites les films vous-même. De mon expérience, les vidéos réalisées soi-même sans grosse mise en scène ont souvent un aspect plus authentique et suscitent de meilleures réactions que les vidéos professionnelles. Assurez-vous d'impliquer vos ressources internes. L'un des grands facteurs de succès chez nous a été la collaboration fantastique entre nos services de RH et de communication.
Avez-vous d'autres conseils en ce qui concerne les supports ?
N'ajoutez pas trop de contenus et évitez les textes longs. Pensez en termes de « priorité au mobile ». Comme de nombreux employés se connecteront à la plateforme via leur téléphone portable, les textes doivent de préférence être brefs. Pensez également au sentiment que vous souhaitez transmettre, et non uniquement aux informations que vous voulez partager.
Appliquez-vous des processus similaires à d'autres étapes du cycle de recrutement, telles que l'expérience des employés, l'accueil ou les départs ?
Nous allons poursuivre notre transformation numérique et avons déjà instauré plusieurs activités axées sur l'expérience des candidats durant la phase de recrutement et le processus d'accueil.
Un processus d'introduction positif prépare également l'étape suivante du cycle de vie de l'employé, à savoir l'accueil. Saviez-vous que 73 % des employés accueillis avec l'assistance d'outils digitaux se déclarent satisfaits de cette procédure, contre 56 % de gens n'ayant pas bénéficié de tels outils ? Pour plus de conseils et d'informations sur le processus d'introduction digital, veuillez lire notre livre blanc.