Les entreprises sont désormais de plus en plus présentes à l'international, avec une population mobile et des outils digitaux. Cependant, malgré cette modernisation, les employés continuent à perdre un temps préciaux à rechercher de l'information : documents, formulaires, guides, ou encore conventions collectives.
Dans l'étude America's Most Broken Processus, réalisée auprès de 1000 employés travaillant dans divers industries et départements, l'entreprise Nintex démontre que 49% des employés rencontrent des difficultés à trouver les informations recherchées.
De même, ce rapport de McKinsey révèle que les employés passent en moyenne 1,8 heure tous les jours, soit 9,3 heures par semaine, à rechercher et rassembler de l'information.
Un trop-plein d'informations
Les employés sont confrontés à un nombre vertigineux d'informations réparties sur différentes plateformes. Il n'est donc pas étonnant qu'ils perdent un temps précieux dans leur recherche d'informations. L'article 10 Steps to Conquering Information Overload de Forbes cite Daniel Levitin, professeur de psychologie à l'université de McGill : " En 1976, il y avait en moyenne 9000 produits dans chaque magasin. Aujourd'hui, l'offre est passée à 40000 produits." Il révèle aussi que nous n'avons jamais créé autant de contenu que sur les dix dernières années.
Le cloud
Le marché du travail connaît une véritable transformation digitale. Les espaces de stockage cloud et les logiciels reliés au cloud constituent les nouvelles solutions d'hébergement et de centralisation des données. Néanmoins, ces solutions clouds doivent possédaient des fonctionnalités pertinentes et être faciles d'utilisation pour ne pas devenir des outils parmi tant d'autres. Selon Tech Jury, 82% du matériel de travail sera stocké dans le cloud d'ici 2020.
La plateforme digitale rh Benify aide des milliers d'entreprises dans le monde à digitaliser leur lieu de travail. Grâce à un portail en libre service, les employés peuvent trouver toutes les informations concernant leur poste, leur BSI, leur entreprise ou leurs avantages sociaux. Tout est centralisé sur la même plateforme cloud. Cela constitue un véritable gain de temps pour les employés, mais aussi pour le département RH grâce à la réduction du nombre de demandes qu'il reçoit.
L'employeur peut également y déposer toutes les informations liées à l'entreprises tels que ses valeurs, les conventions collectives, les formulaires ou encore les campagnes de CET en cours.
Un petit détail qui peut tout changer
Quand on fait la démarche d'héberger et de centraliser toutes les informations dans un guichet unique, il est nécessaire de faire les choses intelligemment. Pour aider les employés à perdre le moins de temps possible, il faut réfléchir à la façon dont ils vont pouvoir effectuer leurs recherches. Le portail Benify possède un petit plus qui permet de faire toute la différence : la barre de recherche. Cela semble évident, et pourtant vous seriez étonnés de découvrir le nombre de logiciels cloud et de systèmes de gestion d'informations qui ne la possèdent pas.
L'importance de cette fonctionnalité ne peut être contestée. Comme l'explique EConsultancy : "Que vous mettiez en place un site internet ou une application, la fonction de recherche est le meilleur moyen d'interagir avec l'entreprise tout en étant mobile."
Par ailleurs, l'étude menée par SearchYourCloud révèle que les collaborateurs peuvent effectuer jusqu'à 8 recherches avant de trouver l'information qu'ils recherchent.
Vous comprenez désormais pourquoi il est primordiale de facilité l'accès aux informations pour vos employés. Cela aura un véritable impact positif sur leur expérience collaborateur.
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